Een digitaal productpaspoort maken: stap voor stap

U weet dat u een digitaal productpaspoort nodig hebt. De ESPR is in werking, gedelegeerde handelingen worden een voor een vastgesteld, en het EU-register voor DPP’s gaat op 19 juli 2026 van start (update: het is op 20 juli 2026 live gegaan). Maar hoe maakt u er nu echt een?

Deze gids loopt het proces van begin tot eind door — praktische stappen, geen theorie.

Voordat u begint: de voorwaarden

1. Weet welke regelgeving op u van toepassing is

De DPP-vereisten worden vastgesteld in gedelegeerde handelingen voor specifieke productcategorieën. Batterijpaspoorten zijn verplicht vanaf februari 2027. De gedelegeerde handeling voor textiel wordt in 2027 verwacht (indicatief, volgens het werkplan van de Commissie). Ook als uw productcategorie nog geen gedelegeerde handeling heeft, kunt u zich voorbereiden — de gegevensvereisten zijn grotendeels voorspelbaar.

2. Zorg dat uw productidentificatiecodes klaarliggen

Elk DPP is gebouwd op een permanente unieke productidentificatiecode. Voor de meeste consumentenproducten betekent dat een GTIN (Global Trade Item Number). Als u EAN-streepjescodes gebruikt, hebt u al GTIN’s. Zo niet, dan kunt u zich bij uw nationale GS1-organisatie registreren om ze te verkrijgen. De norm GS1 Digital Link is het meest gebruikte formaat, maar niet het enige: EN 18219 erkent vijf schema’s voor identificatiecodes.

3. Breng uw gegevenslandschap in kaart

Weet waar uw productgegevens zich bevinden voordat u paspoorten probeert samen te stellen. ERP, PLM, leveranciersportalen, spreadsheets, certificeringsdatabases — breng het allemaal in kaart.

Stap 1: beoordeel hoe gereed u bent

Begrijp uw uitgangspositie voordat u iets bouwt. Een gereedheidsbeoordeling beantwoordt drie vragen:

1. Welke regelgeving is van toepassing op uw producten? — Niet elk product heeft vandaag een DPP nodig, maar de tijdlijn kennen is essentieel voor de planning.

2. Welke gegevens hebt u al? — De meeste bedrijven beschikken al over een deel van de vereiste gegevens. De beoordeling brengt de specifieke hiaten in beeld.

3. Hoeveel tijdsdruk hebt u? — Een bedrijf dat voor de batterijdeadline van februari 2027 staat, heeft andere prioriteiten dan een textielmerk dat zich op 2028 voorbereidt.

De DPP-gereedheidstest op dppagent.com levert deze analyse gratis, voor uw productcategorieën, de volwassenheid van uw gegevens en de voorbereiding van uw toeleveringsketen.

Stap 2: verzamel en structureer uw gegevens

Dit is de stap die de meeste tijd kost. Een DPP is maar zo goed als de gegevens erachter.

Interne gegevens

Breng alles samen wat u zelf rechtstreeks beheert:

• Productspecificaties — Afmetingen, gewicht, materialen, onderdelen
• Productiegegevens — Productielocatie, datum, partij- of serienummers
• Compliancedocumenten — CE-verklaringen, REACH-naleving, testrapporten
• Onderhouds- en gebruiksinstructies — Onderhoud, reparatie, veiligheidsinformatie
• Informatie over het einde van de levensduur — Demontage-instructies, recycleerbaarheid

Het meeste hiervan staat in uw ERP- of PLM-systeem, maar mogelijk niet consequent gestructureerd. Een veelvoorkomend probleem: gegevens over de materiaalsamenstelling staan in vrije tekst in productbeschrijvingen ("katoen/polyestermix") in plaats van in gestructureerde percentagevelden ("Katoen: 65%, Polyester: 35%").

Gegevens van leveranciers

Hier hebben bedrijven het moeilijk. Uw DPP heeft gegevens uit eerdere schakels van de keten nodig die bij uw leveranciers liggen:

• Herkomst van grondstoffen — Waar zijn de basismaterialen ingekocht?
• Verwerkingsgegevens — Welke chemicaliën, energiebronnen en processen zijn gebruikt?
• Certificeringen — Geldige certificaatnummers en vervaldatums
• Bijdragen aan de koolstofvoetafdruk — Milieu-impactgegevens per productiefase

Begin meteen met het betrekken van leveranciers. Stuur duidelijke gegevensverzoeken met specifieke veldvereisten. Reken erop dat de eerste ronde bij uw belangrijkste leveranciers 2-3 maanden duurt.

Gegevens van derden

Sommige DPP-gegevens komen uit externe bronnen:

• LCA-databases — Voor berekeningen van de milieuvoetafdruk
• Certificerende instanties — Digitale verificatie van certificaten
• Regelgevingsdatabases — Classificaties van zorgwekkende stoffen

Stap 3: koppel uw gegevens aan DPP-velden

Het JRC heeft in maart 2026 zijn DPP-methodologie gepubliceerd. Die verdeelt mogelijke gegevens per productgroep over drie prioriteitsniveaus — essentieel, sterk aanbevolen en vrijwillig. De bindende velden komen in elke gedelegeerde handeling; zolang die voor uw productgroep nog niet bestaat, is een werkindeling als deze een redelijk begin:

• Waarschijnlijk essentieel — Product-ID, fabrikant, materiaalsamenstelling, conformiteitsverklaringen
• Waarschijnlijk aanbevolen — Koolstofvoetafdruk, traceerbaarheid, reparatie-instructies
• Vrijwillig — Verlengde garantie, aanvullende certificeringen

Koppel de verzamelde gegevens aan deze velden. Gebruik een eenvoudige spreadsheet:

Deze oefening maakt uw hiaten zichtbaar en hanteerbaar.

Stap 4: kies uw DPP-platform

U hebt infrastructuur nodig om de gegevens van uw paspoorten te hosten, aan te bieden en te beheren. De belangrijkste vereisten:

Onmisbare functies

• Genereren van GS1 Digital Links — Conform URL-formaat met uw GTIN en serie- of partijnummers
• Genereren van QR-codes — Drukklare codes voor uw producten
• Integratie met het EU-register voor DPP’s — Koppeling met het centrale register (live sinds 20 juli 2026)
• Hosting van gestructureerde gegevens — Machineleesbaar formaat, niet alleen een webpagina
• Toegangsbeheer — Verschillende weergaven van de gegevens voor consumenten, bedrijven en toezichthouders

Handige extra’s

• Ondersteuning voor merkdomeinen — Gebruik uw eigen domein (bijv. trace.yourbrand.com)
• Bulkimport — Upload productgegevens uit CSV/Excel
• API-toegang — Integreer met uw ERP- of PLM-systemen
• Sjabloonsysteem — Herbruikbare gegevensstructuren voor productcategorieën
• AI-ondersteunde veldkoppeling — Koppel uw gegevensvelden automatisch aan de DPP-vereisten

DPP Agent biedt al het bovenstaande. Het is speciaal gebouwd voor het maken en beheren van DPP’s en draait op de beproefde infrastructuur van Blippa.

Stap 5: maak uw eerste DPP

Met de gegevens verzameld en een platform gekozen, verloopt het maken van het paspoort zelf volgens deze werkwijze:

5a. Stel uw productsjabloon in

Leg de gegevensstructuur voor uw productcategorie vast. Dit sjabloon bepaalt welke velden in het paspoort verschijnen, welke verplicht zijn en hoe gegevens aan verschillende belanghebbenden worden getoond.

5b. Importeer productgegevens

Upload uw productgegevens — handmatig voor een pilot, of via bulkimport/API voor productievolumes. Het platform valideert de gegevens aan de hand van het sjabloon en markeert ontbrekende verplichte velden.

5c. Genereer GS1 Digital Links

Het platform genereert voor elk product een GS1 Digital Link-URL (op partij- of serienummerniveau). Deze URL is het permanente adres van het paspoort.

5d. Genereer QR-codes

Exporteer QR-codes in drukklaar formaat. Geef formaat, foutcorrectieniveau en eventuele visuele aanpassingen op (logo in de code, kleur). Deze komen op uw productetiketten, verpakkingen of documentatie.

5e. Test alles

Voordat u QR-codes op 10.000 onderhoudsetiketten drukt:

• Scan elke QR-code met meerdere apparaten
• Controleer of alle gegevensvelden correct worden weergegeven
• Test de niveaus van toegangsbeheer
• Bevestig dat de GS1 Digital Link correct wordt doorverwezen
• Controleer de drukkwaliteit op het werkelijke formaat van het etiket

Stap 6: registreer in het EU-register voor DPP’s

Zodra een gedelegeerde handeling (of, voor batterijen, de batterijverordening) een paspoort voor uw product vereist, moet u de unieke identificatiecodes ervan uploaden naar het EU-register voor DPP’s (ESPR artikel 13, lid 4). Het register bewaart identificatiecodes — niet de volledige gegevens van het paspoort — en wordt gebruikt door de Commissie, nationale autoriteiten en de douane. Update, oktober 2026: het register is op 20 juli 2026 live gegaan.

Uw DPP-platform zou de koppeling met het register automatisch moeten afhandelen. Doet het dat niet, dan moet u die verbinding zelf beheren, wat de complexiteit aanzienlijk vergroot.

Stap 7: onderhoud en actualisering

Een DPP maakt u niet eenmalig. Paspoorten kunnen updates nodig hebben bij:

• Eigendomsoverdrachten — Doorverkoop of verhuur van het product
• Reparaties en aanpassingen — Servicegeschiedenis
• Verlenging van certificeringen — Bijgewerkte geldigheidsdata
• Wijzigingen in de regelgeving — Nieuwe verplichte velden uit gewijzigde gedelegeerde handelingen
• Gezondheidstoestand — Voor batterijen en duurzame goederen waarvan de prestaties worden gevolgd

Veranker het onderhoud vanaf het begin in uw operationele processen.

Veelvoorkomende valkuilen

Te laat beginnen met leveranciers. Het verzamelen van gegevens bij tier 2- en tier 3-leveranciers heeft de langste doorlooptijd van het hele proces. Begin nu.

De pilot te zwaar optuigen. Uw eerste DPP hoeft niet perfect te zijn. Begin met de gegevens die u hebt, ontdek de hiaten in de praktijk en verbeter stap voor stap.

DPP als eenmalig project behandelen. Een DPP is een doorlopende operationele capaciteit, geen project met een einddatum. Stem personeel en budget daarop af.

De verkeerde gegevensdrager kiezen. Een QR-code die naar een pagina verwijst die kan verhuizen of verdwijnen, is geen permanente unieke productidentificatiecode, die ESPR artikel 10, lid 1, punt a), wel vereist. Zorg dat uw platform vanaf het begin codes genereert volgens een erkend identificatieschema, zoals GS1 Digital Link.

Begin vandaag

De belangrijkste stap is de eerste. Doe de gratis DPP-gereedheidstest op dppagent.com om uw uitgangspositie te begrijpen, hiaten te vinden en een praktisch actieplan te krijgen. Van daaruit brengt DPP Agent u van beoordeling naar live paspoorten.